Administrador(a) de Servicio y Ventas al Cliente

RESUMEN DE LA POSICIÓN: 

Brindar atención personalizada al cliente; atendiendo de la manera más cordial sus órdenes de compra, quejas, dudas y sugerencias en relación a las actividades de la empresa. Mantenerse informada de las reclamaciones de venta, pronósticos de ventas, estatus de inventario comprometido y la solución de las mismas. Apoyar en la planeación y ejecución de compras y prorrateos de mercancía; trabajando en conjunto con los responsables de dichas actividades; manteniendo comunicación constante con su Coordinador.

PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

• Atiende a los clientes de la empresa tanto personalmente como a través de otros medios de comunicación (teléfono, correo electrónico) para atender necesidades que requieran atención, tales como:

~Surtir los pedidos de los clientes de acuerdo a sus órdenes de compra.

~Determinar e informar sobre la disponibilidad de producto verificando las existencias en los almacenes.

~Asegurarse que la zona de venta tiene pronosticada semilla para disponibilidad.

~Informa a supervisor sobre posibles necesidades de semilla cuando se detecten faltantes o cantidades bajas de alguna variedad en particular.

~Da seguimiento a las ordenes ST, semilla en tránsito e inventarios.

~Controla la recepción de las órdenes de compra de los distribuidores, procesándolas de la siguiente manera:

~Confirma al cliente haber recibido el pedido y las disponibilidades

~Solicita autorización de Crédito y cobranza, para que se le autoricen surtir.

~Selecciona el Batch a surtir para cada una de las variedades, usando como principio primeras entradas, primeras salidas, calidad, almacén de localización, y algunas otras variables.

~Da entrada al sistema especificando en el pedido, cantidades, dirección de envío, forma y tipo de envío que se utilizará (terrestre, aéreo, por mensajería pagada por la empresa, con flete pagado por el cliente, etcétera). En caso de que la orden de compra no lo especifique, solicitará esta información al cliente.

~Entrega el pedido (pick slip) al Asistente de Almacén y Envíos acompañado de la orden de compra para su proceso.

• Apoya en la determinación de las necesidades de compra a la matriz. Para esto, mantiene comunicación constante con el personal de Ventas tomando en cuenta el pronóstico y las expectativas de venta que se tienen de acuerdo al comportamiento del mercado.
• Describe el proceso de facturación de las ventas en bases diaria: factura las ventas diarias en relación a las ventas entregadas por el área de almacén una vez realizado el proceso, se guarda las facturas en formato PDF.
• Realizar las notas de crédito por pronto pago según el formato que envía el área de contabilidad.
• Procesa notas de crédito trimestrales: realiza notas de crédito trimestrales por Crecimiento Comercial y por asertividad de FORECAST cumplidos según cálculos realizados previamente.
• Si alguna de las órdenes de compra de los clientes es rechazada por el departamento de Contabilidad, comunica al Representante de Ventas encargado de dicho cliente sobre la situación para decidir la forma en que se negociará con el mismo.
• Lleva un control de ordenes abiertas.
• Deberá realizar la distribución de las muestras a los Vendedores de HMC, así como generar los reportes en el tiempo que le indique su Coordinador.
• Se realizarán facturas de traslado de manera manual en el momento que se requiera.
• Llevar un seguimiento de las reclamaciones de los clientes sobre semilla que fue enviada.
• Atiende las quejas, comentarios y sugerencias de los clientes relacionados con los bienes y servicios que ofrece la empresa, dándoles el seguimiento necesario.
• Asiste a las juntas que convoque la empresa, participando adecuadamente en ellas en tiempo y forma.
• Asiste y participa en los cursos de capacitación, de acuerdo a los programas de la empresa.
• Realiza todas aquellas otras actividades relacionadas con su puesto encomendadas por su Coordinador.
• Mantiene ordenada y limpia su área de trabajo.

COMPETENCIAS:

• Habilidades técnicas – Habilidad para el manejo de software, incluyendo Word, Excel, Power Point, Internet.
• Habilidades interpersonales – Demostrar habilidad para trabajar con clientes. Habilidad para presentar información de manera efectiva y responder preguntas de parte de la gerencia, y otras entidades externas a la empresa. Habilidad para mejorar la comunicación con los clientes y entre las unidades de negocio del grupo.
• Juicio – Demuestra juicio sólido y preciso.
• Profesionalismo – Altamente motivado, posee habilidades de organización, orientado hacia objetivos. Enfoque en tiempos, Fuerte visión de la contabilidad, Integro.
• Adaptabilidad – Capaz de enfrentar cambios frecuentes, retrasos o eventos inesperados. Cómodo con un ritmo de trabajo acelerado y ambientes difíciles. Habilidad para planear, organizar y priorizar el trabajo.
• Asistencia-Puntualidad – Asegura que su trabajo y responsabilidades se realicen en tiempo.
• Fiabilidad – Auto dirigido con habilidad para trabaja de forma independiente, así como en grupos.

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

• Escolaridad: Estudios Profesionales y/o similar en el área.
• Experiencia: 2 años como mínimo
• Idioma: Dominio del idioma inglés